Зафиксируйте необходимые действия. Записывайте мысли о том, что вам нужно делать, по мере того как они приходят вам в голову. Наличие списка дел успокаивает. Это само по себе поможет сфокусироваться и приступить к действиям.
Расставляйте приоритеты. Многие из ваших дел незначительны, с каждым из них можно быстро справиться, но все вместе они поглощают все время, оно словно стирается, и до настоящих действий дело не доходит. Вначале расставьте приоритеты, составив список важных дел, а всю мелочь сгруппируйте так, чтобы позднее расправиться с ней одним ударом. А еще лучше иметь того, кто сделает это за вас.
Избегайте дублирования. Иногда я расставляю приоритеты и понимаю, что несколько задач – это просто небольшие вариации одного и того же. Если дублирование налицо, я сливаю задачи вместе и приступаю к работе. Есть ли у вас задачи с одинаковыми определенными действиями? Если да, выполните их за один раз.
Двухминутные дела делайте сразу. Иногда задача так проста и легка, что на ее формулирование на бумаге и присвоение ей приоритета требуется больше времени, чем на выполнение. Если у вас есть дела, которые точно можно завершить за две минуты, делайте их сразу. Не теряйте время, пытаясь систематизировать такие задачи.
Избавьтесь от «пожирателей времени». Некоторые задачи просто не стоят потраченного на них времени. Вычеркните их из списка и забудьте о них. Не делегируйте их другим, чтобы не тратить времени коллег. Потеря времени – она и есть потеря времени.
Концентрируйтесь на одной мысли. Освободитесь от беспорядочно клубящихся в голове мыслей, остановитесь на минуту и сфокусируйтесь на одной вещи. Думайте о ней снова и снова, и решение придет. Это не так трудно, как кажется. Бывало ли так, что какая-то мелодия крутится у вас в голове и избавиться от нее невозможно? Это потому, что вы очень внимательно ее слушали, повторяли про себя и сконцентрировались на ней невероятно.
Закройте электронную почту. Это одна из моих самых больших проблем. Я настроил проверку электронной почты раз в три часа, тем не менее ловлю себя на том, что проверяю ее каждые десять секунд. Проверяйте почту дважды в день – в обед и вечером. В промежутках закрывайте программу. Лишайте себя доступа к почте. Так вы успеете сделать гораздо больше. По себе знаю.
Делегируйте. При любой возможности передавайте работу, в которой сами не сильны, тем, кто выполняет ее лучше. Это не значит перекладывать свою ответственность на других; это лишь означает, что вы передаете кому-то еще обязанности по выполнению задачи. Вам по-прежнему нужно следить за прогрессом, но вам не нужно делать что-то самому или руководить на микроуровне. Делегируйте все, что возможно, не отрекаясь ни от чего.
Ответственность перед другими. Когда результат задачи нужно передать третьей стороне, это поддерживает в тонусе. Поэтому связывайте задачи с их результатами. Когда от вас зависят другие, вы все сделаете. Зафиксируйте крайний срок и обратным отсчетом определите, в какой момент нужно выполнить определенные действия, чтобы исполнить свои обязательства. И приступайте к делу. Ваша ответственность перед кем-то еще точно заставит вас двигаться вперед.